RFI（Request For Information）とは？
RFPとの違い、項目やメリットを解説

RFI（Request For Information）とは？

RFIとは、「Request For Information」の略称で、「情報提供依頼書」と呼ばれるものです。この情報提供依頼書とは、企業や官庁が製品・サービスの選定や、業務委託、入札、調達などを計画する際、SIerやベンダーに対して基本情報、技術情報、製品情報などの提示を求める際に出す依頼書のことです。Webサイト等には記載されていない技術情報や製品情報などを得ることができます。ITの分野では、情報システムの開発や購入、IT関連業務の委託などをおこなう前に発行されます。
RFIは、製品やサービスの情報を幅広く収集することが目的で、ベンダー選定が目的ではありません。

RFIとRFP（Request For Proposal）との違い

「RFP」は、RFIととても似ていますが、なにが違うのでしょうか。2つの違いについて解説します。

RFPとは

RFPは「Request For Proposal」の頭文字を取ったもので、「提案依頼書」とも呼ばれます。情報システムの導入や業務委託をおこなうにあたり、ベンダーに対して具体的な提案を依頼する文書のことをいいます。一般的な情報提供を求めるRFIと異なり、RFPはやってほしいことが事前に明確になっており、提案の範囲や提案の骨子になる要件や制約条件などが記述されています。また、RFPに対するSIerやベンダーからの回答は、個別具体的な提案、正確な見積もり金額などが明記されています。
つまり、RFIは製品やサービスの情報を幅広く収集することが目的であるのに対し、RFPはベンダー選定が目的となります。一般的に RFIで得た情報をもとにRFPを作成し、再度企業に提案を依頼するという流れとなります。

RFIの項目と求められる情報とは？

RFIに記載する項目は、「趣旨や目的」「自社情報」「相手企業の基本情報」「相手製品の基本情報」「相手製品の機能要件」の5つがあります。それぞれについてご説明します。

趣旨・目的

RFIを作成する目的は、製品・サービスの選定や、業務委託、入札、調達などの情報収集が目的です。そのため、RFIをどのような目的で作成し、RFIで必要な情報はなにかなど、作成に至った趣旨や目的を記載します。この情報収集の趣旨や目的を明確に記載しないと、SIerやベンダーから的外れな回答が戻ってくる可能性が高くなります。

自社情報

RFIは、ベンダーとのファーストコンタクトとなることが多いため、回答の際に最適な提案内容を得るためにも、自社を正しく理解してもらうことが大切です。これはビジネスパートナーとしての関係性構築にも役立ちます。

相手企業の基本情報

新しくビジネスパートナーとなるため、製品やサービスの具体的な情報を求めるだけではなく、製品やサービスを提供しているベンダー自体の情報を正しく把握しておくことも重要です。そのため、RFIには社名、所在地、売上高、グループ企業、親会社といった相手企業の概要について、記載を求める項目を盛り込みましょう。
最近は、システム導入を本社が担い、保守・運用は子会社が担うという体制で、グループ会社が一体となってサービスを提供しているSIerやベンダーが増えています。また、資本関係の情報は、外部からは確認できない場合が多く、資本関係にある複数の会社に情報提供を求めてしまうこともあります。資本関係を理解し、正しい比較をするためにも、RFIにはグループ会社、親会社の情報を項目に含めるようにしましょう。

相手製品の基本情報

業務委託、入札、調達などのための情報収集では、複数の製品やサービスを比較し、それぞれの特徴や優位性を理解しなければなりません。製品の名称、リリース時期、導入実績、製品やサービス価格など、基本的な製品やサービス情報についての項目を盛り込みましょう。

相手製品の機能要件

製品やサービスの持つ機能や、使用によって想定される結果についての項目を記載します。各社製品の違いを比較しやすく、シンプルで回答しやすい項目になるよう心掛けましょう。

RFIのメリットとは？

公平な選定ができる

企業や官庁が製品・サービスの選定や、業務委託、入札、調達などをおこなう場合、客観的かつ公平な選定がおこなわれたという根拠があることが重要です。RFIは、公平に情報収集をおこない選定したという根拠になります。選定理由を実証できるようにしておくことで、選定した製品やサービスに不具合が生じた際に、社内対応がスムーズにおこなえます。

簡易的なスクリーニングになる

RFIは企業や官庁の求めている情報が記載されており、SIerやベンダーは、それをもとに製品の基本情報を提供します。もし製品内に不要なシステムや機能があった場合、事前に識別ができるため、簡易的なスクリーニングになります。

情報収集ができる

SIerやベンダーからの回答には、新しい製品やサービスの情報が含まれている場合があり、幅広い情報収集に役立てられます。企業活動は情報戦であるため、情報をいち早く入手することは企業活動成功へのカギです。RFIを通して得られた情報を、今後の新たな事業展開の検討材料にできれば、ビジネスの幅も広がります。

RFI作成時の注意点

RFIに対する回答は、検討比較する際にわかりやすくするため、具体的かつシンプルなものが好ましいとされています。概算費用を提示してほしい場合には、初期費用は含むのかなど、なにについて・どのように書いてほしいのかを簡潔かつ明確にしましょう。SIerやベンダーが具体的な回答が作成しやすい項目を作成します。
RFIを書くうちに、より具体的な内容にしたくなりますが、システムの選定が目的ではなく、情報収集が目的であることを忘れないようにしましょう。RFIは、基本的に回答期限が1週間～2週間とされているため、SIerやベンダーが1週間～2週間で回答できるような項目を作成し、指示が細かくなりすぎないようしましょう。
つまり、RFIの作成時には、相手が回答しやすい項目を作成することかつ細かすぎないことが大切です。

記事まとめ

RFIについてと、RFPとの違いについてご理解いただけたでしょうか。RFIは、製品やサービスの情報を幅広く収集するため、SIerやベンダーに対して情報の提供を依頼する文書です。一方、RFPは、提案の範囲や提案の骨子になる要件や制約条件が明確化し、SIerやベンダーに対して具体的な提案を依頼する文書です。それぞれについての概要や違いを理解し、適切なタイミング・方法で依頼できるよう心掛けましょう。

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